Şirketlerin geçmiş dönemlere ait dosyaları, sözleşmeleri, faturaları ve çeşitli kurumsal evrakları zamanla önemli bir alan kaplayabilir. Bu belgelerin gelişigüzel kutular içerisinde saklanması, ihtiyaç duyulan evraka ulaşmayı zorlaştırabilir.
Arşiv depolama öncesinde belgelerin yıl, bölüm veya dosya türüne göre ayrılması önerilir. Kutuların numaralandırılması ve içerik bilgilerinin kaydedilmesi, aranan belgenin daha kolay bulunmasını sağlar.
Özel bilgi içeren kurumsal belgeler depolanırken yetkisiz erişimi önleyecek bir düzen kurulması da önemlidir.